Autor: Claudia Strixner

ist freie Unternehmensberaterin mit den Schwerpunkten Kommunikation und Organisation in Wachstumsphasen, bei der Neuausrichtung und für inter- und intrakulturelle Veränderungsprozesse.

7 Herausforderungen für den Mittelstand und wie Kommunikation hilft sie zu bewältigen

Der Mittelstand steht 2020 vor großen Herausforderungen. Firmen müssen in Digitalisierung investieren und Wachstumschancen nutzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Gleichzeitig müssen sie ihre Kostenstruktur im Griff behalten und dürfen keine wertvolle Zeit verlieren. Kommunikationskultur wird zum Erfolgsfaktor.

Veränderungsprozesse sind an der Tagesordnung. Sie gelingen aber nicht über Nacht oder mit der Brechstange. Um Wirkung zu erzielen, müssen sich Betriebe neu ausrichten und Verhaltensweisen ändern. Kommunikation spielt im Kulturwandel eine Schlüsselrolle. Oft ist Entscheidern das enge Zusammenspiel von Geschäfts- oder Technologie-Entwicklung und strategischer Kommunikation aber nicht klar. Sie erwarten, dass Kommunikation am Ende transportiert was bereits entschieden und geplant wurde. So funktioniert Kulturwandel jedoch nicht. Ohne eine lebendige und zeitgemäße Kommunikationskultur wird Ihr Unternehmen die bevorstehenden Herausforderungen nicht meistern.

Herausforderung #1

Investitionsstau abbauen

Dem Mittelstand wir häufig nach gesagt bei Investitionen jeden Euro zweimal umzudrehen. Grundsätzlich ist gegen sorgfältige Planung und Kostenbewusstsein nichts einzuwenden. Völlig unterschätzt wird aber laut Mittelstands-Experten der Commerzbank von jedem zweiten Unternehmen in Deutschland, dass die Digitalisierung den ohnehin bereits hohen Modernisierungsbedarf noch ein Mal kräftig erhöht. Kurz gesagt: In den kommenden Jahren muss nicht nur Aktuelles bewältigt werden, sondern auch Aufgeschobenes.

Kommunikationsinvestitionen dürfen dabei nicht vernachlässigt werden. Sie müssen jedoch straff organisiert sein, wenn mit weniger mehr erreicht werden muss. Wenn Kommunikationsinitiativen in Ihrer Firma heute üblicherweise in verschiedenen Abteilungen wie z.B. Vertrieb, Marketing/PR, HR oder IT vorangetrieben werden, tun Sie gut daran diese Silos aufzu­brechen und einen integrierten Ansatz zu verfolgen. Das spart Doppelausgaben, Abstimmungs­aufwand und Zeit. Besonders in Veränderungsphasen lohnt sich die Investition in einen externen Koordinator, der die Neuausrichtung ihrer Kommunikation aus neutraler Experten­sicht begleitet und Sie und Ihre Teams schnell und fokussiert ans gewünschte Ziel bringt.

Herausforderung #2

Anschlussfähigkeit zum Kunden wahren

Branchen wie Automotive und Handel wurden durch die Digitalisierung bereits nachhaltig transformiert. Der Maschinen- und Anlagenbau holt kräftig auf um nicht abgehängt zu werden. Als Zulieferer und Dienstleister müssen Sie sich darauf einstellen in Zukunft Schnittstellen zu den digitalen Prozessketten Ihrer Kunden zu haben.

Auch auf Kommunikationswege wirkt sich das aus. Wenn Ihr Kunde bereits mit digitalen Kollaborations-Plattformen arbeitet während Sie noch mit Papier hantieren, dann haben Sie die Anschlussfähigkeit verspielt. Was im Consumer-Geschäft heute Gang und Gäbe ist – Kommunikation über Social Media Kanäle – wird auch in B2B bald Alltag sein. Echtzeit (‚realtime’) und auf Abruf (‚on demand’) sind zentrale Anforderungen und Social-Collaboration-Instrumente von Google Drive und SharePoint bis Yammer oder Slack sind weit verbreitete Lösungen. Haben sie in ihrem Betrieb Kommunikationsexperten, die sich mit den praktischen Vor- und Nachteilen der einzelnen Systeme auskennen? Oder verlassen Sie sich in der Regel auf das, was Ihre IT-Experten als technisch möglich empfehlen und wundern sich dann, warum die Akzeptanz in den Fachabteilungen ausbleibt.

Herausforderung #3

Der Weg in die Cloud

Veraltete und nicht integrierte IT-Strukturen sind nicht nur ärgerlich, sondern kosten Marge.

Wenn Ihr Unternehmen mehrere Standorte unterhält oder dezentrale Projektabwicklung Ihr Geschäft ist, dann muss Information immer aktuell und jederzeit für jedermann zugänglich sein. Nur so lassen sich kostspielige Fehlerquellen vermeiden, Arbeitsabläufe vereinfachen und Controlling-Prozesse automatisieren. Was hält Betriebe also davon ab, den Weg in die Cloud zu gehen? Datensicherheit? Fehlende Expertise? Hohe Investitionskosten? Sicher spielen ‚harte’ Faktoren eine Rolle. Nicht zu unterschätzen ist aber auch der ‚weiche’ Faktor Veränderungsbereitschaft. Neue Systeme führen zu neuen Arbeitsweisen. Der Umgang mit Technik muss erlernt werden. Entscheider verlieren Einfluss durch mehr Transparenz.

Ohne Veränderungskommunikation mit einzuplanen, sollten Sie deshalb kein Projekt anstoßen, das Einfluss auf Ihre Unternehmenskultur nimmt. Viele IT- und Consulting-Dienstleister bieten Kommunikations-Module als Teil Ihrer Projektpakete mit an. Diese Angebote sollten Sie genau unter die Lupe nehmen, denn oft sind die Programme von der Stange, greifen inhaltlich zu kurz oder passen nicht zur Kommunikationskultur in Ihrem Betrieb. Überlegen Sie, ob es sich bei einem zentralen Zukunftsprojekt nicht doch lohnt, einen neutralen und erfahrenen Kommunikations-Profi ins Boot holen. Der kann sich auf Ihre betriebsinternen Schnittstellen konzentrieren und die Kommunikation maßgeschneidert im Blick behalten.

Herausforderung #4

Internationalisierung bewältigen

Firmen die langfristig wachsen wollen tun gut daran sich im Ausland zu positionieren. Wichtig ist, Strategien zu entwickeln, die nachhaltig ausgerichtet sind. Überlegen Sie derzeit ob Sie in ein regionales Headquarter zu investieren sollen? Prüfen Sie aktuell die Option einen einheimischen Geschäftsführer zu bestellen, der sich mit der Mentalität des Landes auskennt? Oder setzen Sie zu Beginn doch besser auf einen Expatriate, der Ihre Firma kennt und das Geschäft nach und nach übergibt? Ohne eine klare Strategie, sollten Sie nicht loslegen. Dazu gehört von Beginn an auch die Veränderung der Mitarbeiterstruktur zu bedenken. Interkulturelle Kommunikation ist ein strategischer Bestandteil jeder Auslandsexpansion. Rosabeth Moss Kanter, Harvard-Professorin und Mitherausgeberin der Harvard Business Review, beschreibt in ihrem Beitrag „Erfolgreiche Firmen denken anders“ (‚How great companies think differently’) wie es Unternehmen gelingt aus dem reinen Marktzugang auch einen nachhaltigen Mehrwert zu gewinnen, wenn sie langfristig orientiert denken und in Kommunikation mit Mitarbeitern und Gesellschaft gleichermaßen investieren.

Herausforderung #5:

Geeignetes Personal finden

Fast schon ein Dauerbrenner, aber deshalb trotzdem nicht zu vernachlässigen. Eine der größten Herausforderungen für den Mittelstand ist und bleibt der Fachkräftemangel. „Neun von zehn Mittelständlern haben aktuell Schwierigkeiten, geeignete Mitarbeiter zu finden“, sagt Mario Ohoven, Präsident des Bundesverbands Mittelständische Wirtschaft im Handelsblatt. Das Problem spitzt sich weiter zu, denn ‚Millennials’ und ‚Generation Z’ fordern Arbeitskonzepte und Karrieremöglichkeiten, die massiven Einfluss auf die Unternehmens–kultur nehmen. Flexible Arbeitszeitmodelle, Technik-Affinität, Umgang mit hierarchischen Strukturen, Sinn- und Werteorientierung – um hier nur einige Stichworte zu nennen – verändern Ihr Unternehmen und prägen eine komplette neue Form der Zusammenarbeit und Kommunikationskultur. Wenn Sie nicht wenigstens den Mindestansprüchen der nachfolgenden Generation gerecht werden – ohne dabei die Bedürfnisse älterer Kollegen oder etablierter Leistungsträger zu vernachlässigen – leidet die Leistungsfähigkeit ihrer Firma. Und selbstverständlich müssen Sie heute ein attraktives Image für den Arbeitsmarkt pflegen um im Rennen um die besten Talente die Nase vorn zu haben.

Herausforderung #6

Mitarbeiter entwickeln

Wenn Veränderung an der Tagesordnung ist und Innovation, Digitalisierung und Globalisierung täglich aufs Neue fordern, dann brauchen Mitarbeiter Programme die am Puls der Zeit sind. Eine aktuelle Studie der Hochschule Darmstadt in Zusammenarbeit mit der Personalberatung Heidrick & Struggles liefert interessante Einblicke. 75% der Befragten geben an, dass Trainings „Verhaltensveränderung im Unternehmensalltag“ fördern sollten und es im Kern um einen notwendigen „Mentalitäts- und Kulturwandel“ gehen sollte. Auf die Frage mit welchen Lernmethoden die digitale Leistungsfähigkeit gesteigert werden sollte, haben die Studienteilnehmer eine klare Antwort: Schulungen mit Klassenzimmer-Charakter sind out. Im Trend liegen dagegen die digitale Vermittlung (z.B. durch Übungen auf dem Smartphone), Social Learning sowie eine effiziente individuelle Coaching-Betreuung direkt am Arbeitsplatz (‚on the job’). Trainingsprogramme sollen die Struktur und die Kultur des Unternehmens sowie zugleich den jeweiligen Kontext des Einzelnen berücksichtigen. In erster Linie, so ein Fazit der Studie, geht es darum dass Führungskräfte und Personal lernen, an individuellem Verhalten und kooperativen Prozessen zu arbeiten.

Mit anderen Worten: es geht um Kommunikationsverhalten. Mitarbeiter-Akademien, die mit „social“ oder „blended“ Formaten arbeiten und das Trainingsangebot auf agiles Lernen ausgerichtet haben, werden diesen Anforderungen gerecht und sind eine kosteneffiziente Alternative für die Weiterbildung.

Herausforderung #7

Weitsicht beweisen – Consumer-Trends nicht verschlafen

Im „Alpenexpress VR-Ride“ geht der Besucher durch eine Virtual-Reality-Brille auf eine Achterbahnfahrt in computer-animierte Welten und hat gefühlt ein hautnahes Erlebnis. Bei „IKEA“ kann der Kunde durch eine scheinbar reale 3-D-Küche laufen und mit Gegenständen hantieren. Virtual und Augmented Reality, also die computergenerierte Simulation eines dreidimensionalen Bildes oder einer Umgebung, ist ein Trend der nicht nur für Betreiber von Kirmesfahrgeschäften oder Möbelhäusern interessant ist. Überall auf der Welt arbeiten Entwickler an professionellen Anwendungsmöglichkeiten dieser Technologien genauso wie am Thema künstliche Intelligenz (KI). Computer werden so programmiert, dass sie Probleme selbständig erkennen und bearbeiten können. Anwendungsbeispiele sind in vielen Konzernen in Entwicklung und das Internet of Things (IoT) wird dank künstlicher Intelligenz (KI) in den nächsten Jahren einen Boom erleben.

Was das mit Kommunikation zu tun hat? Hat Ihr Unternehmen keine dialogorientierten Kommunikationsformate, mit denen kreative Querdenker und innovative Ideengeber die Chance haben gehört und gesehen zu werden. Oder pflegen Sie keinen systematischen und regelmäßigen Austausch mit Kunden, Experten und Institutionen, dann bleibt wertvolles Potential auf der Strecke. Das Wirtschaftsforschungsinstitut Prognos äußert in seiner Studie „Innovativer Mittelstand 2025“ Skepsis hinsichtlich der Zukunftsfähigkeit des Mittelstands. Erstens fehle die Sensibilität für mögliche Folgen disruptiver Technologien und die Bereitschaft das Kerngeschäft mit dieser Perspektive zu hinterfragen. Und zweitens mangelt es laut Prognos an der Willigkeit sich externen Partnern zu öffnen und sich damit ergänzendes Know-how zu erschließen. Wie steht es um Ihre kommunikative Agilität?

Wo liegen die größten Herausforderungen für Ihr Geschäft?

Wo sehen Sie ein aktuelles Problem für das schnell eine Lösung gefragt ist? Welcher Aspekt nimmt den größten Einfluss darauf, wie schnell Sie Ihre gesetzten Ziele erreichen? Was könnten Sie durch bessere Kommunikation erfolgreicher bewältigen?

Founders Consulting analysiert wie es um Ihre Kommunikationskultur derzeit steht. Wir sagen Ihnen wie Sie durch strategische Kommunikation notwendige Veränderungen voranbringen. Wollen Sie wissen, wie wir Lösungen für Sie entwickeln? Dann schicken Sie eine Nachricht an contact@founders-consulting.com. Wir vereinbaren gerne einen Kennenlern-Termin. Die erste Kurz-Analyse ist natürlich kostenlos.

Kommunikation und (Unternehmens)Kultur – Wie hängt das zusammen?

In meinen 20+ Jahren in der Unternehmenskommunikation gibt es eine Konstante: Chefs achten nicht genug auf ihre Kommunikation. Manchmal aus Unwissen, doch oft einfach aus fehlender Sensibilität dafür, was ihre Worte und die Art, wie sie kommunizieren, bei ihren Mitarbeitern und in der Außenwelt (Kunden/Geschäftspartner/Presse) bewirken.

Häufig sind sie damit Auslöser von schlechter Stimmung oder gar „toxischer“ Kultur und merken das gar nicht. Gleichzeitig wundern sie sich ständig, dass es zu Missverständnissen kommt oder dass nichts passiert, obwohl nötiger Veränderungsbedarf doch klar auf der Hand liegt.

Haben Sie sich schon einmal gefragt, welche Rolle Sie dabei spielen, wie die Stimmung in Ihrem Unternehmen ist? Wundern Sie sich öfter, dass Ihre Mitarbeiter nicht so reagieren oder handeln wie sie es doch eigentlich zugesagt haben? Oder warum Kundenmeetings mit Ihrem Team einfach nicht so partnerschaftlich und rund laufen, wie Sie es gerne hätten?

Dann haben Sie sich vermutlich noch nie bewusst gemacht, wie unmittelbar sich Ihre Worte und Ihre Art zu kommunizieren auf das Stimmungsbarometer in Ihrem Umfeld auswirken.

Kommunikation beeinflusst auf viele Weisen, wie es im Unternehmen zugeht

In einer Firma arbeiten ganz unterschiedliche Persönlichkeiten in verschiedenen Funktionen und Aufgabengebieten miteinander. Kein Projekt läuft ohne Kommunikation. Als Chef geben Sie Strategie und Richtung vor. Im Austausch mit Kunden und Mitarbeitern entstehen innovative Produkte.

Doch Kommunikation, also wie Informationen vermittelt und verarbeitet wird, ist äußerst vielschichtig:

  • verbal (gesprochen, geschrieben) und nonverbal (Verhalten, Corporate Design, Schilder)
  • bewusst (z. B. offizielle Mitarbeiterversammlung) und unbewusst (z. B. Kaffeeküche, privates Gespräch über die Firma)
  • geplant (z. B. Markteinführung eines Produktes) und ungeplant (z. B. Kundengespräch, Krisenkommunikation)
  • Gespräche von Einzelnen mit Einzelnen und freie Kommunikation von mehreren untereinander in Gruppen oder Projektteams

Wenn Chefs an Kommunikation denken, denken Sie meistens nur an die erste Gruppe in dieser Liste: Auf das Verbale, Bewusste, Geplante und Individuelle bereiten Sie sich akribisch gut vor.

Das, was unbewusst und ungesteuert passiert, haben sie nicht im Blick und damit auch nicht die Komplexität von Kommunikation im Zusammenspiel. Dabei ist das ganz besonders wichtig!

Kommunikation macht die Kultur!

Auch wenn eine Firma die tollsten Veröffentlichungen bis zum letzten Detail ausformuliert, das schönste Mission Statement und die großartigsten Verhaltensregeln festschreibt – letztlich zählt die Gesamtheit der tatsächlichen Kommunikation.

Denn Kultur bildet, verbreitet und verändert sich durch Kommunikation.

Kein Wunder also, dass es oft eine große Kluft gibt

zwischen dem, was wirklich IST: Was wirklich passiert oder gemacht wird. Und dem, was sein SOLL: Wir haben doch gesagt… Wir möchten doch…

Im schlimmsten Fall blockiert sich das sogar gegenseitig.

Hier braucht es ein Bewusstsein, mehr Sensibilität und eine klare Strategie – denn Kommunikation lässt sich steuern und damit auch der Kulturwandel. Sie als Chef und Ihre gesamte Mannschaft können so kommunizieren, dass Ziele und Veränderungen gestützt werden.

Die bestehende Kultur bestimmt, wie kommuniziert werden muss

Um gehört und verstanden zu werden, gilt es auf den Kanälen zu senden und die Inhalte zu transportieren, die zu Ihrem Umfeld passen. Es ist wichtig, behutsam neue Wege in der Kommunikation einzuschlagen, um Kultur zu verändern.

Das ist eine komplexe Angelegenheit, die neben den bereits angesprochenen persönlichen Facetten auch aufs Unternehmen abgestimmt werden muss. Zwei Beispiele:

Ein kleines Start-up oder ein Familienbetrieb ist den persönlichen Dialog mit Kunden und Mitarbeitern gewohnt, was jedoch nach Expansion oder durch Internationalisierung an die Grenzen der Machbarkeit stößt. Jetzt wäre es kontraproduktiv, von heute auf morgen von analog auf digital umzustellen, auch wenn es praktisch, schick und trendy ist. In diesen Fällen ist es ratsam, für eine Weile eine zweigleisige Kommunikationsstrategie verfolgen.

Oder es soll in einem traditionellen Unternehmen, beispielsweise nach Generationenwechsel oder mit einem neuen Chef von außen, plötzlich frischer Wind in die Kommunikation kommen. Dann wäre es keine gute Idee eine etablierte Kaskaden-Kommunikation über die mittlere Führungsebenen unvermittelt durch unmittelbare Ad-hoc-Kommunikation zu ersetzen. Ein Kulturwandel von „Wissen ist Macht“ zu „Wissen ist für alle da“ braucht gute Unterstützung! Etwa durch geeignete Kommunikationsinstrumente, durch Trainings im Umgang mit neuen Kommunikationstechniken und Skills für etablierte Leistungsträger.

Fazit

Ja, Kommunikation hat eine strategische und handwerkliche Seite, die sich individuell anpassen, planen – und bei Problemen gezielt korrigieren lässt. Sie hat aber auch eine persönliche Komponente, die von jedem Menschen selbst geprägt wird. Es ist essenziell, hierfür Antennen zu entwickeln. Gerade als Chef hört man Ihnen ganz besonders aufmerksam zu und sieht in Ihnen Vorbild für die Kommunikation auf allen Ebenen.

Eine der wertvollsten Fähigkeiten, die wirklich gute Führungskräfte haben: Die eigene Wirkung immer wieder zu hinterfragen! Denn für eine gesunde Firmenkultur zählt nicht nur die Absicht sondern das, was tatsächlich im Alltag stattfindet.

Wo sehen Sie die größten Herausforderungen für Ihre Kommunikation?

Wo gibt es ein aktuelles Problem für das eine Lösung gefragt ist? Wie könnten Sie es durch bessere Kommunikation einfacher lösen?

Founders Consulting analysiert wie es um Ihre Kommunikationskultur derzeit steht. Wir sagen Ihnen wie Sie durch strategische Kommunikation notwendige Veränderungen leichter und schneller voranbringen.

Wollen Sie wissen, wie wir Lösungen für Sie entwickeln? Dann schicken Sie eine Nachricht an contact@founders-consulting.com. Wir vereinbaren gerne einen Kennenlern-Termin. Die erste Kurz-Analyse ist natürlich kostenlos.

 

5 Praxis-Tipps für Kommunikations-Planung

Fünf Dinge die Sie jetzt tun können um mit kleinen Schritten große Wirkung zu erzielen!

Kommunikation die gut geplant, richtig abgestimmt und professionell umgesetzt ist macht jedes Unternehmen erfolgreicher. Unter dem Zeitdruck im Tagesgeschäft finden Unternehmer aber oft nicht die Ruhe um sich mit dem ‚großen Wurf’ zu beschäftigen. So landet das Thema Kommunikations-Planung ständig auf Wiedervorlage. Alle Entscheider die jetzt Ihre Budget- und Ressourcenplanung für 2018 machen finden hier fünf konkrete Praxis-Tipps um das nächste Geschäftsjahr zumindest mit einem smarten ‚Mini-Plan’ zu starten. Denn schon wenige Aktionen die kontinuierlich umgesetzt werden helfen um bei Ihren Kunden in Erinnerung zu bleiben und Ansehen zu gewinnen.

Praxis-Tipp 1: Erwartung Klären

Machen Sie sich bewußt welchen Mehrwert Sie sich von Kommunikation versprechen. Wollen Sie Ihr Image verbessern? Wollen Sie die Wünsche und Probleme Ihrer Kunden verstehen? Möchten Sie neue Kunden gewinnen? Wollen Sie mehr Angebote abgeben, an mehr Ausschreibungen und Pitches teilnehmen? Steht Mitarbeitermotivation im Mittelpunkt? Wollen Sie neue Mitarbeiter und junge Talente gewinnen? Sollen Entscheidungsprozesse schneller und reibungsloser laufen? Soll die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen verbessert werden? Steht ein Veränderungsprozess an, den Sie begleiten wollen? Erwarten Sie sich neue Sichtweisen, Ideen und Impulse von außen?

Wenn Ihre Geschäftsziele klar sind, gelingt die Kommunikations-Planung einfach. Konkrete Kommunikationsziele lassen sich leicht ableiten und passende Ideen schnell umsetzen.

Praxis-Tipp 2: Kommunikationsziel Setzen 

Setzen Sie sich ein persönliches Ziel für Ihre Kommunikations-Planung. Wählen Sie eine Zielgruppe aus – egal ob intern (z.B. ihr Team, alle Führungskräfte, der Vertrieb, neue Mitarbeiter, junge Nachwuchskräfte) oder extern (z.B. bestehende Kunden, Potential-Kunden, Medienvertreter, Verbands-Repräsentanten, Politik-Vertreter, Hochschulen). Überlegen Sie genau was in Ihrer Kommunikation mit dieser Personengruppe heute in einem Jahr besser laufen soll. Ist sie dann beispielsweise persönlicher geworden? Oder regelmäßiger? Oder hat sie mehr inhaltliche Tiefe? Überlegen Sie sich mindestens vier Themen und Anlässe für einen persönlichen Austausch mit dem Kommunikationspartner Ihrer Wahl.

Wählen Sie ein Format, das Ihnen liegt. Machen Sie einen Jahresplan und setzen Sie feste Termine dafür in Ihren Kalender.

Praxis-Tipp 3: Überblick Schaffen

Nehmen Sie einen Schritt zurück und betrachten Sie in Ruhe wie Sie aktuell kommunizieren bevor Sie mit der Kommunikations-Planung loslegen. Listen Sie alle Kommunikations-Instrumente die in Ihrem Unternehmen im Einsatz sind. Wählen Sie eines davon aus und überlegen Sie sich, wie Sie dieses Instrument im nächsten Jahr verbessern können. Setzen Sie sich ein Ziel. Machen Sie einen Plan. Delegieren Sie ein Projekt. Überlegen Sie wie und wofür Ihr Wettbewerb dieses Instrument nutzt. Holen Sie Expertenrat ein, wenn Sie sich schnell über die aktuellsten Trends informieren wollen.

Dann legen Sie los, probieren aus, justieren so lange, bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind. Gehen Sie anschließend das nächste Tool an.

Praxis-Tipp 4: Marktstandards analysieren

Welche Mindestanforderung werden in Ihrem Geschäft erwartet? Wie kommuniziert Ihr Wettbewerb? Sprechen Sie mit mindestens drei Kunden. Fragen Sie nach wie gut man sich über Ihr Unternehmen und Ihr Angebot informiert fühlt. Wollen Ihre Kunden mehr oder weniger wissen? Bekommen Kunden die richtigen Informationen zur richtigen Zeit? Holen Sie sich konkrete Anregungen was Sie in Zukunft besser machen können. Informieren Sie sich gezielt darüber, wie Wettbewerber mit Ihren Kunden kommunizieren. Welche Kommunikationswege nutzen sie? Wie häufig reden sie mit Ihren Ansprechpartnern?

Machen Sie Kommunikation zur Chefsache. Arbeiten Sie kontinuierlich an der Kommunikations-Qualität Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter.

Praxis-Tipp 5: in digitale Kommunikation Investieren

Egal wie viel oder wenig Budget Sie für 2018 verfügbar haben, folgen Sie der Strategie „digital first“. Investieren Sie in einen Plan für digitale Kommunikation der wirklich zu Ihnen und Ihrem Geschäft passt. Oft ist weniger mehr und nicht alles was machbar ist muss für Sie gut sein. Gehen Sie ein Projekt gründlich und umfassend an. Optimieren Sie ihre Website nach technischen Anforderungen oder gestalten Sie das Layout so, dass der Kunde schnell findet wonach er sucht. Planen Sie eine Content-Strategie und produzieren Sie mehr aktuelle Inhalte oder nutzen Sie Video. Wenn Sie selbst keine aufwändige Webpräsenz unterhalten wollen, verbreiten Sie ihre Inhalte auf digitalen Medienkanälen und Sozialen Netzwerken die Ihre Kunden regelmäßig nutzen. Halten Sie es kurz und einfach aber unbedingt regelmäßig und aktuell!

Finden Sie Ihre digitale Spezialität und entwickeln sie eine authentische Kommunikationssprache um sich abzuheben. 

Unsicher?

Wenn Sie wissen wollen, wo sich bei Ihnen die kleinen Dinge verstecken, die den großen Unterschied machen, dann schicken Sie mir eine Nachricht an strixner@founders-consulting.com. Ich reserviere gerne einen Termin für ein kostenloses Analyse-Gespräch für Sie. Damit sich Ihre Investition in Kommunikation in einem Jahr auszahlt.

 

7 Kommunikations-Fehler die Sie Profit kosten und was Sie dagegen tun können!

Einmal zu viel kommuniziert schadet nicht, einmal zu wenig oder falsch kann richtig teuer werden. Unter Zeitdruck im Tagesgeschäft machen sich Unternehmer oft nicht bewusst dass sich Kommunikations-Fehler direkt auf das Betriebsergebnis auswirken. Alle Entscheider die jetzt Ihre Budget- und Ressourcenplanung für 2018 machen sollten sich überlegen, was im vergangenen Jahr am meisten Profit gekostet hat und welchen Anteil daran Kommunikations-Pannen hatten. Gut geplant, richtig abgestimmt und professionell umgesetzt macht Kommunikation jedes Unternehmen erfolgreicher. An den Schlüsselstellen angesetzt, erzielen Sie Wirkung. So bleiben Sie mit Mitarbeitern im Gespräch und ihren Kunden als professioneller Geschäftspartner in Erinnerung. Das zahlt sich im am Ende in barer Münze aus.

Kommunikations-Fehler #1: Teure Marketing-Instrumente falsch nutzen

Kurzerhand wird der Marketing-Plan abgenickt. Frei nach dem Motto „the same procedure as last year“ wird entschieden: Ein paar Messen auf die der Vertrieb pocht. Der neue Imagefilm weil ein Kamera-Team gerade ein günstiges Angebot geschickt hat und Video „in“ ist. Sponsoring-Aktionen am Firmenstammsitz denn schließlich ist man Arbeitgeber und hat Verpflichtungen.

Solche Schnellschüsse sind riskant. Messen beispielsweise sind teuer und aufwändig. Zusätzlich zu den offensichtlichen Standkosten fallen viele verdeckte Kosten an: Reisekosten zu Messespitzenpreisen, Personalkosten oder Aufwand für Produkt-Exponate. Schnell sind hohe sechsstellige Summen zu investieren. Wenn die Zielsetzung nicht klar ist und falsche Produkte präsentiert werden ist das ein teurer Spaß. Und wenn der Vertrieb nicht zu den Messe-Botschaften geschult ist oder im Nachgang kein konsequentes Kundenkontakt-Management erfolgt dann bleibt es ein „Investment ohne Return“.

Tipp #1:
Marketing-Kommunikation ist Vertriebs-Support. Vertriebsziele sind Geschäftsziele. Hinterfragen Sie was ihre Mannschaft wirklich braucht um gesetzte Ziele zu erreichen. Fordern sie Antworten auf folgende Fragen bevor Sie sich für ein Marketing-Instrument entscheiden: Welche Kundengruppen wollen sie im nächsten Jahr erreichen? Zu welchem Problem Ihrer Kunden haben Sie eine Lösung? Wie soll ihr Kunde auf Ihre Kommunikation reagieren? Wo erreichen Sie Ihre Kunden am besten? Ein Beispiel: Ein exklusiver Kunden-Tag im eigenen Haus kostet oft nur einen Bruchteil dessen, was sie für ein Messe-Engagement einplanen müssen und kann Ihre Ziele genauso gut erfüllen.

Kommunikations-Fehler #2: Ohne Plan und ohne Briefing loslegen

Doppelarbeit, Endlosschleifen, Abstimmungsprobleme – am Ende heißt es nur „schlechte interne Kommunikation“. Neben wertvoller Managementzeit und Geld kostet das auch Stimmungs-Punkte. Das muss nicht sein.

Tipp #2:
Auch wenn der Druck groß ist und deshalb die schnelle, praktische Aktion gefordert wird: Investieren Sie etwas Zeit in eine ausformulierte Zielsetzung. Pragmatische Lösungen und strukturiertes Vorgehen schließen sich nicht aus. Machen Sie die Arbeitspakete einfach kleiner, aber behalten Sie das Prinzip bei: Springen Sie nicht ins Tun bevor eine Aktion klar umrissen ist, jeder im Team weiß was konkret erreicht werden soll und sein ‚ok’ gegeben hat.

Kommunikations-Fehler #3: Flurfunk ignorieren

Richard Barrett, ein führender britischer Akademiker und Management-Berater beschreibt in seinem Buch zur „Wertebasierten Organisation“  die Relevanz von Führungs- und Kommunikationskultur. Sein wissenschaftlicher Ansatz macht messbar wie sich der Grad an „kultureller Unordnung“ – er nennt das „cultural entropy“ – auf den wirtschaftlichen Erfolg einer Firma auswirkt. Je mehr Unklarheit und Unsicherheit im Betrieb herrscht umso weniger engagieren sich die Mitarbeiter. Leerlauf, Fehlzeiten, Energieverlust sind die Konsequenz und das kostet Geld.

Machen Sie die Rechnung auf: Wenn jeder Mitarbeiter nur eine halbe Stunde pro Tag nicht effektiv arbeitet, z.B. weil er sich mit Kollegen in der Kaffeeküche über die Lage der Firma austauscht, dann entspricht das sechs Prozent eines 8-Stunden-Arbeitstags. Nehmen wir nun weiter als Grundlage ein durchschnittliches Jahresgehalt von 35.000 Euro und rechnen für 1000 Angestellten im Betrieb hoch, dann summiert sich das zu über 2 Millionen Euro pro Jahr. Wollen Sie sich das auf Dauer leisten?

Tipp #3:
Nehmen Sie die Anliegen und Unsicherheiten ihrer Mannschaft ernst. Investieren Sie in ein verbessertes Kommunikationsklima. Gemeinsame Werte bestimmen die Unternehmenskultur. Mitarbeiter wollen wissen wohin die Reise geht. Regelmäßige und transparente Kommunikation stärkt Zufriedenheit und Motivation Ihrer Teams. Das wirkt sich positiv auf den Umgang mit Kunden aus und zufriedene Kunden bringen am Ende mehr Geschäft.

Kommunikations-Fehler #4: Marktgerüchte ignorieren

Ähnlich drastisch wirken sich negative Marktgerüchte aus. Ein schlechter Unternehmensruf kann dafür verantwortlich sein, dass Sie nicht die besten Mitarbeiter gewinnen können. Kunden die daran zweifeln, dass Ihr Betrieb solide und gut geführt ist vergeben wichtige Aufträge möglicherweise an Wettbewerber. Investoren und Finanzpartner werden unruhig und Ihr Zugang zu Kapital und Liquidität kostet Sie mehr als nötig.

Tipp #4:
Treten Sie Marktgerüchten schnell und selbstbewusst entgegen. Warten Sie nicht ab, bis Sie das zig-fache in Krisenkommunikation investieren müssen. Professionelle Unternehmenskommunikation ist keine Kür sondern Pflicht – und sie ist Chefsache. Holen Sie sich Experten an die Seite die das Handwerk verstehen und denen Sie vertrauen. Damit halten Sie sich selbst den Rücken frei und gewinnen wertvolle Zeit für ihr Tagesgeschäft.

Kommunikations-Fehler #5: Mangelnde Verhandlungs- und Kommunikations-Skills ihrer Mitarbeiter

Der ‚10 Euro Nachlass’ im lockeren Gespräch, die spontane Zusage Response-Zeiten im Service um sechs Stunden zu verkürzen oder das Versprechen fünf Tage früher zu liefern, als geplant: kleine Zusagen mit großer Wirkung. Nicht zwangsläufig für Ihre Kunden, aber ganz sicher für Ihre Kostenrechnung.

Denn Vorsicht: Das 10 Euro Geschenk addiert sich bei 100.000 verkauften Einheiten zu einem Millionenbetrag. Sechs Stunden schnellere Servicebereitschaft macht aus einer Zwei-Schicht eine Drei-Schicht-Planung und lässt damit Personalkosten explodieren. Und fünf Tage frühere Auslieferung im Zeitalter von ‚just-in-time’ wirbelt ihren Produktionsablauf durcheinander oder kann oft nur mit teurer Express-Logistik bewältigt werden. Haben Sie diesen Puffer in Ihrer Kostenplanung einkalkuliert?

Tipp #5:
Machen Sie ihre Vertriebs-Mannschaft kommunikationsstark und verhandlungssicher. Bedenken Sie, dass ihre Mitarbeiter auf Kundenseite mit exzellent geschulten Managern und Einkäufern verhandeln, deren einzige Aufgabe es ist, Kosten zu drücken. Investieren sie in Training und sensibilisieren Sie ihre Leute. So halten Ihre Mitarbeiter dem Druck charmant und sicher Stand. Und „ganz nebenbei“ tun Sie damit auch etwas für die Motivation ihres Teams, weil sie ihm helfen sich zu verbessern.

Kommunikations-Fehler #6: Ausscheiden von Mitarbeitern im ersten Jahr

Egal ob Sie entscheiden, oder ihr Mitarbeiter. Eine Fehlbesetzung ist es allemal, wenn ein Mitarbeiter innerhalb eines Jahres wieder geht. Ein schlechtes Arbeitsklima oder falsch kommunizierte Vorstellungen und Erwartungen sind die häufigsten Kündigungsgründe.

Fluktuationskosten genau zu berechnen ist schwierig, denn sie sind von sehr vielen Faktoren abhängig. Nicht alle sind auf den ersten Blick sichtbar. Neben Kosten für den ausscheidenden Mitarbeiter fallen Ausgaben für die Neubesetzung an. Hinzu kommen Einschulung und Einarbeitungszeit. Selbst bei einfachen Angestellten und ohne Abfindungszahlungen ergibt sich im Durchschnitt schnell ein halbes Jahresgehalt. Weiche Faktoren wie Imageschäden, Motivationsverlust im Team oder Irritation bei Kunden durch häufig wechselnde Ansprechpartner sind hierbei noch gar nicht berücksichtigt.

Tipp #6:
Es spielt keine Rolle wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist: Unternehmenskultur, interne Kommunikation und Mitarbeiterbindungsprogramme gehören im Zeitalter von Fachkräftemangel zu den must-have’s moderner Unternehmensführung. Ganz besonders in Regionen mit Vollbeschäftigung. Informationsquellen müssen für Neueinsteiger leicht zugänglich sein. Regelmäßige Informationsflüsse sollten so koordiniert sein, dass man sich schnell und ortsunabhängig mit dem nötigem Wissen vertraut machen kann. In den Mittelpunkt rücken auch die Kommunikations-Skills von Führungskräften und Managern. Wie sieht es bei Ihnen aus? Haben Sie einen guten Onboarding-Prozess etabliert? Gibt es in Ihrer Organisation ein koordiniertes Mentoren-Programm? Welche technischen Plattformen nutzen Sie und wer sorgt dafür, dass Informationen immer aktuell sind? Bedenken Sie, dass im Zeitalter von digitaler Kommunikation und Social Media aufeinander abgestimmte Systeme Geld sparen können. Nicht jede Plattform muss zwangsläufig von ihrer IT-Abteilung programmiert und installiert werden. Manchmal lohnt es sich auf populäre freizugängliche Applikationen zurückzugreifen, die ihre Mitarbeitern aus dem privaten Umgang kennen. Lassen Sie sich im Zweifelsfall von Kommunikations-Profis beraten. Die kennen sich aus und sparen durch wertvolles Wissen für Sie Zeit und Geld.

Kommunikations-Fehler 7: „In 80 Tagen um die Welt“ – Dienstreisen

Heute geht es zwar deutlich schneller also noch zu Zeiten von Jules Vernes, aber Geschäftsreisen sind immer noch teuer. Persönliche Besprechungen, Management-Tagungen, Krisen-Meetings und vor Ort Trouble-Shooting – kurz Reisekosten – sind Gemeinkosten und lassen sich in der Regel nicht einem konkreten Produkt oder Auftrag zurechnen. Sie sind im Planungszyklus fix kalkuliert. Laufen sie aus dem Ruder, dann schmälern sie ihren Gewinn.

Tipp #7:
Ersetzen Sie Dienstreisen regelmäßig durch virtuelle Arbeitsmeetings. Selbstverständlich können sie Kunden und Kollegen auch weiterhin treffen und persönliche Beziehungen aufbauen. Für Ihre Routinekommunikation eignen sich moderne Kommunikations-Technologien jedoch hervorragend. Vorausgesetzt Ihre Mitarbeiter können damit sicher umgehen. Hier gilt: Übung macht den Meister. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und fördern Sie den Wandel der Kommunikationskultur. Warum nicht ein kurzer Video-Call mit Ihrem Smart-Phone anstelle einer E-Mail? Oder wie wäre es mit einem wöchentlichen Online-Meeting mit Ihren Außenstellen anstelle der monatlichen Tagessitzung, für die on-top zu den Reisekosten auch noch teure An-und Abreisezeit kalkuliert werden muss?

Neugierig?

Wenn Sie wissen wollen, wo in Ihrem Unternehmen wertvolles Kommunikationspotential steckt, dann schicken Sie mir eine Nachricht an strixner@founders-consulting.com. Ich reserviere gerne einen Termin für ein kostenloses Analyse-Gespräch für Sie. Damit Sie Kommunikations-Fehler vermeiden und sich Ihre Investition in gute Kommunikation in einem Jahr auszahlt.

Same same – but different …

Happy New Year!
Happy New Year!

„Same same – but different“ is a common phrase in many Asian cultures. It is used in manifold context to describe subtle nuances. In this sense we may wish our colleagues, business partners or peers in China a ‚Happy New Year‘ these days. However you may want to keep in mind that even though the gesture of sharing best wishes might be ’same same‘ – the meaning and practice is ‚different‘, and so is the importance of this holiday.

Über Checklisten und Grenzüberschreitung

Überrascht hinterlässt mich die Frage eines Reporters aus einem aktuellen Fernsehbeitrag anlässlich der sogenannten Sexismus-Debatte. In einem Interview fordert er – nach Worten ringend – einen Tipp, wie Mann „so was, diese Grenze, diese schwimmenden Grenzen“ erkennt. Grenzen, die im Umgang zwischen Mann und Frau nicht überschritten werden dürfen.

Losgetreten durch ungelenke Äußerungen eines deutschen Spitzenpolitikers rätselt – so scheint es – ganz Deutschland derzeit darüber, wie man mit Frauen im Arbeitsumfeld ‚richtig’ umgeht. Gefordert wird ein Rezept, eine Check-Liste, ein Sicherheitsnetz. Gesucht ist schlicht die Antwort auf die Frage „Wie sollen wir uns verhalten?“

Damit folgt die Diskussion einem gewohnten Muster. Im Unternehmenskontext gelernt ist der Ablauf: auf Fehlverhalten und Missstand folgt Verhaltenskodex und Leitlinie.

Sorry, meine Herren: Es gibt leider keine CE-Zertifizierung für zwischenmenschliches Verhalten und schon gar nicht im interkulturellen Kontext. Und sorry, meine Damen: Wohlgemeinte Orientierungshilfen, wie „Stell’ Dir vor die eigene Mutter beobachtet Dich“ oder „Überprüfe, ob Dein Verhalten im Umgang mit Partnerin oder Tochter angemessen wäre“ sind nur bedingt zielführend, weil relativ.

Auch wenn es verlockend und einladend klingt, derartige Lösungsansätze sind allenfalls ‚quick fixes’. Akute Therapien zur Behebung der Symptome. Sie behandeln nicht die Ursachen und sind damit nicht nachhaltig.

Was wirklich hilft ist der parallele Weg über das Zusammenspiel von individueller Entwicklung und organisatorischer Veränderung.

In interkulturellen Prozessen sind wir zunächst immer als Individuum gefordert. Als Einzelwesen, das bewusst den Weg durch das Selbst geht: Vor dem Hintergrund der eigenen Erfahrung und im direkten Bezug zum jeweiligen Erlebniskontext.

Gefragt sind Achtsamkeit, Aufmerksamkeit, die Fähigkeit zum Perspektivwechsel, Wohlwollen, situative Klugheit – allesamt Ausdruck einer inneren Haltung und keine Verhaltensweisen, also erfahrbar und nicht im herkömmlichen Sinn erlernbar.

Es macht einen entscheidenden Unterschied, ob sich ein einzelner West-Europäer in einer asiatischen Provinz allein in der Dorfgemeinschaft erlebt oder ob er in einer der multi-kulturellen asiatischen Mega-Metropolen unterwegs ist. Es fühlt sich anders an. Und es erfordert entsprechend angepasstes Verhalten. Selbst die Gemeinschaft einer Reisegruppe verändert das subjektive Erleben nur in Nuancen. Selbstkenntnis und Intuition sind langfristig bessere Ratgeber, als Reiseführer und ‚Do’s & Don’ t-Listen’.

Oder um bei dem Beispiel der kulturellen Unterschiede der Geschlechter zu bleiben: Egal ob Mann oder Frau – als Außenseiter und allein unter dem jeweils anderen Geschlecht erleben und verhalten wir uns anders, als in einem ausgewogenen Umfeld, das uns mit unseren immanenten Besonderheiten gleichberechtigt.

Für Sensibilität im interkulturellen Umgang braucht es die individuelle Entwicklung. Nachhaltigen Erfolg bringt jedoch nur das Zusammenspiel von individueller Entwicklung und organisatorischer Veränderung. Vielleicht scheint dieser Parallelweg ein wenig mühsam, in jedem Fall aber ist er wirksam!

My mind is relaxed

Der Begriff ‚mind’ wird auf viele unterschiedliche Weisen verstanden und übersetzt. Das Spektrum reicht von Begriffen wie ‚Geist’, ‚Seele’ oder ‚Gemüt’ hin zu Worten wie ‚Verstand’, ‚Ansicht’ und ‚Denkweise’.

Foto: Catrin Günther Photography

Häufig wird ‚mind’ definiert als ein Erzeugnis aus bewusstem Erleben und intelligenten Denken, produziert in einer Vielfalt unbewusst ablaufender Prozesse. Also im Sinne von ,Meinung’. Als eine Interpretation der Welt  und damit einem beeinflussbaren Bild. Die Umwelt bekommt nur mit, was wir im Ergebnis bewusst oder unbewusst über den Gemütszustand kommunizieren.

‚I change my mind’ – ich ändere meine Meinung.

‚I make up my mind’ – ich entscheide mich.

‚Mind your own business’ – kümmere dich um deine eigenen Angelegenheiten.

‚Mind’ ist also Privatsache, denn der Prozess passiert in jedem Einzelnen. Und er lässt sich gestalten. ‚Relax your mind’ – Entspanne den Geist. Lass die Seele baumeln. Gestalte den Blick auf die Situation.

Über das Anders sein

‚being different’ – ‚anders sein’, das ist eine der wichtigsten Erfahrungen, die ein Mensch im Lauf seines Lebens macht.

Jeder von uns war schon einmal in einer Lebenssituation ‚anders’ als sein Umfeld. Es gehört zu unserer Natur, das macht uns einzigartig. Selbst wenn ‚Er’ oder ‚Sie‘ sich durch äußere Kennzeichen nicht unterscheidet, es reicht ein Gefühl z.B. unpassend gekleidet zu sein oder die innere Stimme, die sich mit einem ‚das sehe ich aber anders’ meldet.

Was machen wir in dieser Situation?

Nun – es gibt einige Strategien, auf die wir – meist unbewusst – zurückgreifen:

  • Wir ignorieren das Erkennen der Andersartigkeit, vielleicht ist es uns gerade nicht so wichtig und wir wollen einfach weiterkommen. Oder wir schweigen um des lieben Friedens willen, weil wir die Harmonie nicht stören wollen oder weil wir uns einen Konflikt nicht leisten können.
  • Wir minimieren die Abweichung und passen uns an, weil wir dazugehören wollen. Eins sein wollen mit dem Umfeld, nicht auffallen wollen, uns nicht ausgeklammert fühlen wollen.
  • Wir inszenieren die Eigenheit bewusst um uns abzuheben, Aufmerksamkeit zu erlangen, unseren Punkt zu machen und gehen ein Risiko ein. Das Risiko nämlich, durch die Andersartigkeit auf Grenzen und mangelnde Akzeptanz zu stoßen.

Im beruflichen Alltag wird keine dieser Strategien dauerhaft zum persönlichen Erfolg beitragen. Ignoranz des eigenen Seins oder Provokation durch Abgrenzung helfen nicht weiter – weder tut man sich Selbst einen Gefallen, noch dem Unternehmen, von dem man um seiner Einzigartigkeit und individuellen Fähigkeiten willens eingestellt wurde. Und nahezu jedes Unternehmen betont heute mit dem lauten Ruf nach ‚Diversity’ den Wert des ‚Anderen’

Was hilft ist eine konstruktive Anerkennung der Unterschiede. Voraussetzung dafür ist ein Wandel im Fühlen. Ein Weckruf für den Kopf und ein Impuls zu Denken. Ein frischer Blick auf das eigene Weltbild. Und das fordert uns zu allererst als Mensch – mit allen Sinnen, als Individuum – und erst ganz zum Schluss als Bestandteil einer Organisation.

  • Erfasse den Unterschied!
  • Umarme die Andersartigkeit!
  • Respektiere die Verschiedenheit!
  • Schätze die Vielfalt!

Es zählt, wie wir mit der Irritation umgehen, die die Andersartigkeit auslöst. Halte ich sie aus? Kann ich dieses Erlebnis als Lebenserfahrung integrieren – so wie es sich mir darstellt und ohne es zu bewerten? Oder sehe ich mich durch das Andere sofort Infrage gestellt und reagiere mit Abwehr und Abgrenzung: dem Errichten von Mauern und dem Aufstellen von Regelwerken um zu verhindern, dass das Andere mir nahe kommt?