Einmal zu viel kommuniziert schadet nicht, einmal zu wenig oder falsch kann richtig teuer werden. Unter Zeitdruck im Tagesgeschäft machen sich Unternehmer oft nicht bewusst dass sich Kommunikations-Fehler direkt auf das Betriebsergebnis auswirken. Alle Entscheider die jetzt Ihre Budget- und Ressourcenplanung für 2018 machen sollten sich überlegen, was im vergangenen Jahr am meisten Profit gekostet hat und welchen Anteil daran Kommunikations-Pannen hatten. Gut geplant, richtig abgestimmt und professionell umgesetzt macht Kommunikation jedes Unternehmen erfolgreicher. An den Schlüsselstellen angesetzt, erzielen Sie Wirkung. So bleiben Sie mit Mitarbeitern im Gespräch und ihren Kunden als professioneller Geschäftspartner in Erinnerung. Das zahlt sich im am Ende in barer Münze aus.
Kommunikations-Fehler #1: Teure Marketing-Instrumente falsch nutzen
Kurzerhand wird der Marketing-Plan abgenickt. Frei nach dem Motto „the same procedure as last year“ wird entschieden: Ein paar Messen auf die der Vertrieb pocht. Der neue Imagefilm weil ein Kamera-Team gerade ein günstiges Angebot geschickt hat und Video „in“ ist. Sponsoring-Aktionen am Firmenstammsitz denn schließlich ist man Arbeitgeber und hat Verpflichtungen.
Solche Schnellschüsse sind riskant. Messen beispielsweise sind teuer und aufwändig. Zusätzlich zu den offensichtlichen Standkosten fallen viele verdeckte Kosten an: Reisekosten zu Messespitzenpreisen, Personalkosten oder Aufwand für Produkt-Exponate. Schnell sind hohe sechsstellige Summen zu investieren. Wenn die Zielsetzung nicht klar ist und falsche Produkte präsentiert werden ist das ein teurer Spaß. Und wenn der Vertrieb nicht zu den Messe-Botschaften geschult ist oder im Nachgang kein konsequentes Kundenkontakt-Management erfolgt dann bleibt es ein „Investment ohne Return“.
Tipp #1:
Marketing-Kommunikation ist Vertriebs-Support. Vertriebsziele sind Geschäftsziele. Hinterfragen Sie was ihre Mannschaft wirklich braucht um gesetzte Ziele zu erreichen. Fordern sie Antworten auf folgende Fragen bevor Sie sich für ein Marketing-Instrument entscheiden: Welche Kundengruppen wollen sie im nächsten Jahr erreichen? Zu welchem Problem Ihrer Kunden haben Sie eine Lösung? Wie soll ihr Kunde auf Ihre Kommunikation reagieren? Wo erreichen Sie Ihre Kunden am besten? Ein Beispiel: Ein exklusiver Kunden-Tag im eigenen Haus kostet oft nur einen Bruchteil dessen, was sie für ein Messe-Engagement einplanen müssen und kann Ihre Ziele genauso gut erfüllen.
Kommunikations-Fehler #2: Ohne Plan und ohne Briefing loslegen
Doppelarbeit, Endlosschleifen, Abstimmungsprobleme – am Ende heißt es nur „schlechte interne Kommunikation“. Neben wertvoller Managementzeit und Geld kostet das auch Stimmungs-Punkte. Das muss nicht sein.
Tipp #2:
Auch wenn der Druck groß ist und deshalb die schnelle, praktische Aktion gefordert wird: Investieren Sie etwas Zeit in eine ausformulierte Zielsetzung. Pragmatische Lösungen und strukturiertes Vorgehen schließen sich nicht aus. Machen Sie die Arbeitspakete einfach kleiner, aber behalten Sie das Prinzip bei: Springen Sie nicht ins Tun bevor eine Aktion klar umrissen ist, jeder im Team weiß was konkret erreicht werden soll und sein ‚ok’ gegeben hat.
Kommunikations-Fehler #3: Flurfunk ignorieren
Richard Barrett, ein führender britischer Akademiker und Management-Berater beschreibt in seinem Buch zur „Wertebasierten Organisation“ die Relevanz von Führungs- und Kommunikationskultur. Sein wissenschaftlicher Ansatz macht messbar wie sich der Grad an „kultureller Unordnung“ – er nennt das „cultural entropy“ – auf den wirtschaftlichen Erfolg einer Firma auswirkt. Je mehr Unklarheit und Unsicherheit im Betrieb herrscht umso weniger engagieren sich die Mitarbeiter. Leerlauf, Fehlzeiten, Energieverlust sind die Konsequenz und das kostet Geld.
Machen Sie die Rechnung auf: Wenn jeder Mitarbeiter nur eine halbe Stunde pro Tag nicht effektiv arbeitet, z.B. weil er sich mit Kollegen in der Kaffeeküche über die Lage der Firma austauscht, dann entspricht das sechs Prozent eines 8-Stunden-Arbeitstags. Nehmen wir nun weiter als Grundlage ein durchschnittliches Jahresgehalt von 35.000 Euro und rechnen für 1000 Angestellten im Betrieb hoch, dann summiert sich das zu über 2 Millionen Euro pro Jahr. Wollen Sie sich das auf Dauer leisten?
Tipp #3:
Nehmen Sie die Anliegen und Unsicherheiten ihrer Mannschaft ernst. Investieren Sie in ein verbessertes Kommunikationsklima. Gemeinsame Werte bestimmen die Unternehmenskultur. Mitarbeiter wollen wissen wohin die Reise geht. Regelmäßige und transparente Kommunikation stärkt Zufriedenheit und Motivation Ihrer Teams. Das wirkt sich positiv auf den Umgang mit Kunden aus und zufriedene Kunden bringen am Ende mehr Geschäft.
Kommunikations-Fehler #4: Marktgerüchte ignorieren
Ähnlich drastisch wirken sich negative Marktgerüchte aus. Ein schlechter Unternehmensruf kann dafür verantwortlich sein, dass Sie nicht die besten Mitarbeiter gewinnen können. Kunden die daran zweifeln, dass Ihr Betrieb solide und gut geführt ist vergeben wichtige Aufträge möglicherweise an Wettbewerber. Investoren und Finanzpartner werden unruhig und Ihr Zugang zu Kapital und Liquidität kostet Sie mehr als nötig.
Tipp #4:
Treten Sie Marktgerüchten schnell und selbstbewusst entgegen. Warten Sie nicht ab, bis Sie das zig-fache in Krisenkommunikation investieren müssen. Professionelle Unternehmenskommunikation ist keine Kür sondern Pflicht – und sie ist Chefsache. Holen Sie sich Experten an die Seite die das Handwerk verstehen und denen Sie vertrauen. Damit halten Sie sich selbst den Rücken frei und gewinnen wertvolle Zeit für ihr Tagesgeschäft.
Kommunikations-Fehler #5: Mangelnde Verhandlungs- und Kommunikations-Skills ihrer Mitarbeiter
Der ‚10 Euro Nachlass’ im lockeren Gespräch, die spontane Zusage Response-Zeiten im Service um sechs Stunden zu verkürzen oder das Versprechen fünf Tage früher zu liefern, als geplant: kleine Zusagen mit großer Wirkung. Nicht zwangsläufig für Ihre Kunden, aber ganz sicher für Ihre Kostenrechnung.
Denn Vorsicht: Das 10 Euro Geschenk addiert sich bei 100.000 verkauften Einheiten zu einem Millionenbetrag. Sechs Stunden schnellere Servicebereitschaft macht aus einer Zwei-Schicht eine Drei-Schicht-Planung und lässt damit Personalkosten explodieren. Und fünf Tage frühere Auslieferung im Zeitalter von ‚just-in-time’ wirbelt ihren Produktionsablauf durcheinander oder kann oft nur mit teurer Express-Logistik bewältigt werden. Haben Sie diesen Puffer in Ihrer Kostenplanung einkalkuliert?
Tipp #5:
Machen Sie ihre Vertriebs-Mannschaft kommunikationsstark und verhandlungssicher. Bedenken Sie, dass ihre Mitarbeiter auf Kundenseite mit exzellent geschulten Managern und Einkäufern verhandeln, deren einzige Aufgabe es ist, Kosten zu drücken. Investieren sie in Training und sensibilisieren Sie ihre Leute. So halten Ihre Mitarbeiter dem Druck charmant und sicher Stand. Und „ganz nebenbei“ tun Sie damit auch etwas für die Motivation ihres Teams, weil sie ihm helfen sich zu verbessern.
Kommunikations-Fehler #6: Ausscheiden von Mitarbeitern im ersten Jahr
Egal ob Sie entscheiden, oder ihr Mitarbeiter. Eine Fehlbesetzung ist es allemal, wenn ein Mitarbeiter innerhalb eines Jahres wieder geht. Ein schlechtes Arbeitsklima oder falsch kommunizierte Vorstellungen und Erwartungen sind die häufigsten Kündigungsgründe.
Fluktuationskosten genau zu berechnen ist schwierig, denn sie sind von sehr vielen Faktoren abhängig. Nicht alle sind auf den ersten Blick sichtbar. Neben Kosten für den ausscheidenden Mitarbeiter fallen Ausgaben für die Neubesetzung an. Hinzu kommen Einschulung und Einarbeitungszeit. Selbst bei einfachen Angestellten und ohne Abfindungszahlungen ergibt sich im Durchschnitt schnell ein halbes Jahresgehalt. Weiche Faktoren wie Imageschäden, Motivationsverlust im Team oder Irritation bei Kunden durch häufig wechselnde Ansprechpartner sind hierbei noch gar nicht berücksichtigt.
Tipp #6:
Es spielt keine Rolle wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist: Unternehmenskultur, interne Kommunikation und Mitarbeiterbindungsprogramme gehören im Zeitalter von Fachkräftemangel zu den must-have’s moderner Unternehmensführung. Ganz besonders in Regionen mit Vollbeschäftigung. Informationsquellen müssen für Neueinsteiger leicht zugänglich sein. Regelmäßige Informationsflüsse sollten so koordiniert sein, dass man sich schnell und ortsunabhängig mit dem nötigem Wissen vertraut machen kann. In den Mittelpunkt rücken auch die Kommunikations-Skills von Führungskräften und Managern. Wie sieht es bei Ihnen aus? Haben Sie einen guten Onboarding-Prozess etabliert? Gibt es in Ihrer Organisation ein koordiniertes Mentoren-Programm? Welche technischen Plattformen nutzen Sie und wer sorgt dafür, dass Informationen immer aktuell sind? Bedenken Sie, dass im Zeitalter von digitaler Kommunikation und Social Media aufeinander abgestimmte Systeme Geld sparen können. Nicht jede Plattform muss zwangsläufig von ihrer IT-Abteilung programmiert und installiert werden. Manchmal lohnt es sich auf populäre freizugängliche Applikationen zurückzugreifen, die ihre Mitarbeitern aus dem privaten Umgang kennen. Lassen Sie sich im Zweifelsfall von Kommunikations-Profis beraten. Die kennen sich aus und sparen durch wertvolles Wissen für Sie Zeit und Geld.
Kommunikations-Fehler 7: „In 80 Tagen um die Welt“ – Dienstreisen
Heute geht es zwar deutlich schneller also noch zu Zeiten von Jules Vernes, aber Geschäftsreisen sind immer noch teuer. Persönliche Besprechungen, Management-Tagungen, Krisen-Meetings und vor Ort Trouble-Shooting – kurz Reisekosten – sind Gemeinkosten und lassen sich in der Regel nicht einem konkreten Produkt oder Auftrag zurechnen. Sie sind im Planungszyklus fix kalkuliert. Laufen sie aus dem Ruder, dann schmälern sie ihren Gewinn.
Tipp #7:
Ersetzen Sie Dienstreisen regelmäßig durch virtuelle Arbeitsmeetings. Selbstverständlich können sie Kunden und Kollegen auch weiterhin treffen und persönliche Beziehungen aufbauen. Für Ihre Routinekommunikation eignen sich moderne Kommunikations-Technologien jedoch hervorragend. Vorausgesetzt Ihre Mitarbeiter können damit sicher umgehen. Hier gilt: Übung macht den Meister. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und fördern Sie den Wandel der Kommunikationskultur. Warum nicht ein kurzer Video-Call mit Ihrem Smart-Phone anstelle einer E-Mail? Oder wie wäre es mit einem wöchentlichen Online-Meeting mit Ihren Außenstellen anstelle der monatlichen Tagessitzung, für die on-top zu den Reisekosten auch noch teure An-und Abreisezeit kalkuliert werden muss?
Neugierig?
Wenn Sie wissen wollen, wo in Ihrem Unternehmen wertvolles Kommunikationspotential steckt, dann schicken Sie mir eine Nachricht an strixner@founders-consulting.com. Ich reserviere gerne einen Termin für ein kostenloses Analyse-Gespräch für Sie. Damit Sie Kommunikations-Fehler vermeiden und sich Ihre Investition in gute Kommunikation in einem Jahr auszahlt.
